Hoje, vamos abordar um dos maiores desafios enfrentados no mercado de food service: a ruptura de produtos, que ocorre quando um insumo essencial não está disponível no momento em que o restaurante mais precisa.
Para muitos operadores e distribuidores, especialmente aqueles que atendem pequenos restaurantes e estabelecimentos sem tecnologias avançadas de gestão de estoque, essa realidade se tornou tão comum que, lamentavelmente, é muitas vezes vista como “normal”.
Mas a ruptura não deve ser trivializada, pois gera perda de tempo, dinheiro e confiança, pilares essenciais para a continuidade do relacionamento comercial entre fornecedores e operadores de food service.
Em um contexto de consumer centricity, onde o foco é garantir que o cliente final tenha a melhor experiência possível, a ruptura de produtos compromete diretamente a operação, afetando a capacidade dos restaurantes de entregar o serviço que seus clientes esperam.
A falta de um ingrediente pode não apenas paralisar uma cozinha, mas também forçar o operador a buscar soluções de última hora, como adquirir o produto em supermercados, pagando preços mais altos e, muitas vezes, comprometendo a qualidade do que é oferecido ao cliente.
Por isso, entender as causas e, principalmente, as soluções para combater a ruptura de produtos é uma prioridade que distribuidores e operadores devem enfrentar juntos.
Abaixo, vamos explorar as principais causas de ruptura no food service, além de fornecer dicas específicas para restaurantes/operadores e distribuidores, considerando as limitações e necessidades de ambos os lados.
Onde e como nasce a ruptura no food service?
A ruptura de produtos no food service pode ter múltiplas causas, muitas das quais estão ligadas a falhas de gestão ou problemas externos.
Do lado do operador, que depende de insumos para manter o cardápio funcionando, a ruptura pode ser vista como um ataque direto à operação.
Ingredientes são escolhidos com base em diversos critérios, como:
- Cardápio previamente estabelecido e divulgado
- Preferências dos clientes
- Rendimento e custo-benefício dos insumos
- Qualidade sensorial, como cor, textura, aroma e sabor
Quando um item falta, o impacto é sentido imediatamente na operação da cozinha, forçando mudanças no menu e criando um desgaste tanto para a equipe de produção quanto para o comprador, que muitas vezes é o próprio dono do restaurante.
Além de comprometer o serviço, o operador perde tempo tentando adquirir o produto em outros canais, como atacadistas ou supermercados, o que resulta em prejuízos financeiros e operacionais.
Já do lado do distribuidor, a ruptura pode ocorrer por uma série de razões, desde problemas na gestão de estoques, até desacordos comerciais com indústrias fornecedoras, quebras de safra ou dificuldades logísticas.
O problema é agravado quando o distribuidor não possui um sistema eficiente de previsão de demanda e gestão de abastecimento, algo ainda mais evidente quando os clientes são pequenos restaurantes sem grandes tecnologias de controle de estoque.
Dicas para Restaurantes e Operadores de Food Service
Para os pequenos restaurantes, onde muitas vezes não há sistemas sofisticados para prever e gerir o estoque, algumas ações práticas podem ser adotadas para reduzir o impacto das rupturas:
1. Planejamento Simples, mas Eficiente
Mesmo sem tecnologia avançada, é possível criar um sistema de controle manual ou em planilhas simples, registrando as entradas e saídas de produtos e identificando aqueles que têm maior rotatividade.
2. Diversificação de Fornecedores
Trabalhe com mais de um fornecedor para os itens mais críticos, especialmente aqueles com maior demanda. Ao depender de apenas um distribuidor, você corre o risco de enfrentar rupturas frequentes.
3. Comunicação Contínua com o Distribuidor
A comunicação regular com os distribuidores é importante, avisando sobre picos de demanda ou mudanças no cardápio. Isso ajuda o distribuidor a se preparar para atender suas demandas com maior previsibilidade e evitar rupturas.
4. Flexibilidade no Cardápio
Em tempos de alta demanda ou quando algum insumo estiver em falta, ser flexível no cardápio é uma solução eficaz. Essa flexibilidade pode ser um diferencial em momentos críticos e ajuda a reduzir a dependência de determinados produtos.
5. Compra Antecipada em Períodos de Alta Demanda
Se você sabe que haverá um aumento de demanda, como nas festas de fim de ano ou eventos especiais, antecipe suas compras. Mesmo sem tecnologia de previsão de demanda, você pode aumentar os pedidos de itens essenciais com base nas expectativas de consumo, garantindo que tenha o estoque necessário para evitar rupturas nesses períodos.
Dicas para Distribuidores e Fornecedores de Food Service
1. Foco nos Produtos de Alta Relevância
Ao invés de tentar trabalhar com um portfólio muito amplo, foque nos produtos de alta demanda que são essenciais para os operadores. Distribuidores especializados em food service devem entender as necessidades específicas dos operadores e garantir que os produtos essenciais estejam sempre disponíveis.
2. Treinamento Constante da Equipe de Vendas
Invista em treinamento contínuo para a equipe de vendas, garantindo que eles compreendam as necessidades dos operadores e possam antecipar possíveis rupturas.
3. Treinar a Equipe de Vendas para sugerir produtos substitutos
Em momentos de ruptura, é essencial que a equipe de vendas esteja capacitada para sugerir produtos substitutos ou concorrentes que possam atender às necessidades dos operadores sem comprometer a qualidade do serviço.
O treinamento deve focar em ajudar os vendedores a entenderem a flexibilidade do cardápio dos clientes e como adaptar suas ofertas com inteligência. Isso mantém o relacionamento ativo, demonstrando que o distribuidor é capaz de oferecer soluções rápidas e adequadas, mesmo em cenários de ruptura.
4. Tecnologias de Gestão de Estoque e Previsão de Demanda
Embora muitos operadores pequenos não tenham acesso a tecnologias avançadas, o distribuidor pode usar ferramentas de previsão de demanda e gestão de estoque, como WMS (Warehouse Management System) e IA preditiva.
5. Parcerias Estratégicas e Contratos de Longo Prazo
Para garantir um abastecimento contínuo e previsível, estabeleça parcerias estratégicas com os operadores. Negociar contratos de longo prazo ou acordos exclusivos para produtos-chave cria segurança tanto para o operador quanto para o distribuidor. Isso ajuda a estabilizar o fornecimento, evita rupturas e proporciona previsibilidade de demanda.
6. Monitoramento Rigoroso da Logística
Uma logística eficiente é tão importante quanto a gestão de estoque. Mesmo que o produto esteja disponível no armazém, se não chegar a tempo, o operador enfrenta problemas.
Lidar com a ruptura de produtos não é apenas um desafio logístico, é também uma questão de manter a confiança e a parceria que sustenta o relacionamento entre operadores e fornecedores.
Ao adotar uma abordagem estratégica e colaborativa, ambos os lados podem minimizar as falhas e garantir uma operação eficiente e lucrativa, mesmo em tempos de alta demanda.
JEAN PONTARA é um dos maiores especialistas em Vendas e estratégia de Go To Market ao Food Service de todo o Brasil. Atualmente, é embaixador da0 Fispal Food Service e há quase 20 anos, é sócio da Consultoria J.Pontara, em que tem criado estratégias, implantado projetos e formado equipes para Distribuidores, Atacadistas, Indústrias, Cash&Carry, Fabricantes de Equipamentos, Empresas de Tecnologia e Fundos de Investimentos, com uma experiência ímpar na área.
